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Planilha de gastos: vantagens e desafios na hora de gerenciar reembolsos corporativos

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A lei trabalhista brasileira, mesmo após a recente reforma, estabelece que o funcionário deve ser ressarcido pelos gastos necessários para a execução de atividades laborais. Isso faz com que empresas de todos os portes e áreas de atuação lidem periodicamente com a boa e velha planilha de gastos, utilizada para fazer o acompanhamento e reembolso corporativo de refeições em reunião, deslocamentos aéreos e terrestres, diárias, acomodações, materiais imprescindíveis para o trabalho, entre outros.

O processo, no entanto, é muito mais importante do que um simples arquivo de Excel e nem sempre é realizado com simplicidade pelos profissionais. Por isso, confira abaixo o que é fundamental para que sua empresa não tenha problemas de fluxo de caixa!

A sua empresa tem uma Política de Reembolso clara?

O primeiro passo para a gestão de reembolsos é a elaboração de uma Política de Reembolso clara, consistente e direta. Essa diretriz deve ser de conhecimento de todos os funcionários, bem como os processos de comprovação, os prazos de ressarcimento e vedações definidas.

Apesar de a legislação brasileira estabelecer que o ressarcimento por gastos relacionados ao trabalho deva ser realizado, é imprescindível que esse processo seja bem esclarecido para os funcionários. Por um lado, porque isso garante aos colaboradores a consciência do que está e o que não está incluso nessa dinâmica. Por outro, é fundamental que os profissionais responsáveis pelo controle e pelo departamento financeiro consigam distinguir facilmente as despesas que devem ser ressarcidas.

Antes mesmo que o gasto seja efetivado, isso já garante mais fluidez e menos atritos no procedimento. Ou seja, quando todos sabem detalhadamente o que é permitido e o que não é, fica simples coletar os comprovantes, fazer o relatório de despesas e registrar a entrada e saída dos valores necessários.

O que deve estar presente na Política de Reembolso corporativo?

Permissões, vedações, prazos, documentação necessária e um passo a passo do processo todo. Em outras palavras, a Política de Reembolso deve ser o guia completo para os funcionários sobre os ressarcimentos. Que tipo de comprovante deve ser solicitado? Quais os prazos para apresentá-los? Quando e como a empresa fará o ressarcimento? Qual é o limite dos gastos que podem ser reembolsados, especificamente para cada atividade?

Quanto mais explícita e direta, melhor será a Política de Reembolso. E, claro, é fundamental incentivar os funcionários a realizarem feedback sobre o processo, para que ele possa ser melhorado continuamente.

Contabilizando as despesas: planilha de gastos

A comprovação dos gastos realizados pelos funcionários é essencial para o reembolso e a alternativa mais tradicional para realizar esse procedimento é a planilha de gastos. Funciona assim: o profissional faz a atividade externa, coleta todos os comprovantes de gastos que teve, lança os dados em uma planilha conforme orientação da Política de Reembolso e apresenta o documento e os comprovantes ao setor financeiro.

Essa é a solução mais recorrente e pode sim ser eficiente. No entanto é preciso ficar atento a alguns pontos:

A planilha de gastos para reembolso precisa ser o mais direta e completa possível. Ou seja, o modelo precisa estimular o funcionário a preenchê-la de forma rápida e sem gerar desperdício de tempo. Informações como data, descrição do gasto, o valor que precisa ser reembolsado e, o mais essencial, todos os documentos comprobatórios precisam estar bem acessíveis para os momentos necessários. Além disso, é importante que a planilha de gastos esteja sempre atualizada e seja uma ferramenta que auxilia a tomada de decisões da gestão, que terão uma visão geral a partir das experiências acumuladas com o tempo de uso.

Atenção! Problemas simples, como erros de lançamento na planilha, podem gerar riscos à empresa. Perda de comprovantes, confusões humanas em cada etapa e até, em último nível, prejuízos ao rendimento dos funcionários, desperdício de tempo ou mesmo perda de talentos podem ser problemas sérios para a saúde corporativa.

Como agilizar e aumentar a segurança do processo?

A burocracia é o grande inimigo aqui. Imagine ter que realizar todas as atividades profissionais externas, com horário marcado, em um ambiente desconhecido, em que cada segundo conta e… no final do dia, precisar lançar notas fiscais, uma a uma em uma planilha. Isso se você tiver todas em mãos, tendo que recordar muito conscientemente do que pode e o que não pode ser reembolsado. Com certeza é um processo desgastante.

Pelo lado da empresa, a planilha de gastos também pode ser pouco confiável. O lançamento no sistema manual é passível de muitos erros e imprecisões. Os comprovantes podem não se adequar ao padrão estabelecido. E atritos com o profissional podem surgir por pequenas despesas.

Tecnologia para simplificar o dia a dia

Em um cenário digitalizado, com o mercado exigindo cada vez mais rapidez e os colaboradores evoluindo junto, a burocracia pode ser um grande “espanta talentos”. Desde funcionários que se sentem presos a um ambiente antiquado, até a desmotivação para realizar trabalhos externos essenciais, pensando no trabalho extra para ter gastos reembolsados.

É importante que a companhia busque se atualizar em todos os aspectos dos processos internos, seja no uso de soluções digitais relacionadas às atividades centrais da empresa ou mesmo a renovação constante dos procedimentos rotineiros. Quanto menos tempo você e seus funcionários precisarem gastar com burocracias, mais disponibilidade terão para gerar bons resultados.

A solução tradicional, a planilha de gastos para reembolso, pode trazer benefícios, mas também possui seus pontos fracos. Uma das melhores soluções para vencer esses desafios que tem ganhado espaço são softwares específicos, os aplicativos para reembolso. Com os apps, é possível automatizar os processos de coleta dos comprovantes, notificações de gastos, o fácil acesso às despesas reembolsáveis, a transmissão digitalizada para o departamento financeiro e, principalmente, um processo contínuo de construção do relatório, diminuindo o desperdício de tempo.

A sua empresa faz o processo de reembolso com base em uma planilha de gastos? Então temos um convite a você: que tal conhecer e testar o Zag? Com ele você agiliza todo o processo de gestão de reembolsos e ainda tem uma visão geral capaz de reorganizar custos e atividades internas. Conheça a tecnologia virtual do Zag e simplifique sua rotina.

Fonte: zagapp.com.br

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