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Política de reembolso: o que é, como fazer e porque a sua empresa deve ter uma

A organização de processos financeiros (a famosa gestão financeira) e a gestão eficiente de pessoas estão entre os principais fatores que auxiliam na saúde e no sucesso de uma empresa, não é? E, bem, viemos te contar algo que não deve ser novidade: a política de reembolso tem tudo a ver com isso. Continue lendo para entender os motivos e ter dicas de como elaborar uma para o seu negócio.

O que é uma política de reembolso?

A política de reembolso nada mais é do que um conjunto de normas, diretrizes e procedimentos que uma empresa desenvolve para definir e regulamentar como será feito o reembolso de valores aos seus funcionários por atividades relacionadas ao trabalho. Ou seja: nada mais do que devolver ao colaborador uma quantia gasta do próprio bolso.

Esses gastos podem estar relacionados a diferentes eventos: desde ocasiões especiais com clientes e fornecedores (como congressos, reuniões externas, almoços ou jantares) até despesas com viagem (que incluem alimentação, hospedagem, deslocamento, locação de carro, passagens aéreas, pedágios etc.).

 

Por que ter uma?

Se a política de reembolso for bem definida, ela traz benefícios para o funcionário e para a empresa. Primeiro, o profissional tem a garantia de que receberá o dinheiro gasto para fins exclusivamente corporativos – o que naturalmente faz com que ele trabalhe mais motivado ou, ao menos, tranquilo. Para a empresa, tem muito a ver com o que já falamos no início: a política de reembolso auxilia na organização dos processos, além de ser um meio de controlar custos (e, às vezes, uma maneira de reduzi-los).

 

Como elaborar uma política de reembolso?

Agora que você já entendeu a importância de adotar uma política de reembolso, veja abaixo passos importantes que deve levar em conta para elaborar uma.

 

Leve em conta a realidade da sua empresa

Qual o tamanho do seu negócio? Quantos funcionários trabalham com você e qual porcentagem deles precisa, recorrentemente, fazer viagens ou comparecer a ocasiões específicas que exigem reembolsos? Os gerentes gastam mais que os analistas em quais casos? Entender detalhadamente esses pontos é fundamental para conduzir a criação de uma política de reembolso consistente e adequada aos processos da empresa.

 

Considere o que diz a lei

Conte com o apoio de um departamento jurídico ou profissionais especializados na área para entender exatamente o que a lei prevê sobre o reembolso para funcionários. A reforma trabalhista, que entrou em vigor no fim de 2017, aborda temas como custos que são obrigatoriamente reembolsáveis – que não devem ser parte da remuneração; e traz a flexibilização para casos de home office (como custos de infraestrutura).

Ter total conhecimento sobre o que diz a lei evita que você tenha problemas trabalhistas e garante que você estará sendo justo com o seu funcionário.

 

Estabeleça limites

Em uma política de reembolso, você pode (e, aliás, deve) determinar quais despesas são ou não reembolsáveis – sempre de acordo com a lei. Isso precisa estar descrito de forma clara e objetiva no documento. Determine o que é reembolsável e o que é de responsabilidade estrita do funcionário – por exemplo, as passagens aéreas devem ser pagas pela empresa, mas bebidas alcoólicas em momentos de lazer devem ser arcadas pelo próprio colaborador.

Essa determinação (bem como a estipulação de um limite de gastos para cada atividade) ajuda a prever gastos – e, em qualquer negócio, evitar a imprevisibilidade é uma questão estratégica. Na hora de pagar, não será muito interessante descobrir que o valor a ser ressarcido é muito maior do que você imaginava, não é mesmo? Para isso funcionar corretamente, é importante que a comunicação seja feita de forma clara e não dê espaço para interpretações ambíguas ou equivocadas.

 

Crie processos e dissemine-os entre a equipe

Qual o período máximo para que o funcionário comprove seus gastos com comprovantes e notas fiscais? Em quanto tempo devo pagá-los? Por qual meio, para quem e com que periodicidade esses gastos devem ser relatados?

Para uma boa política de reembolso, é imprescindível que tudo isso esteja muito bem descrito. O colaborador também deve entender em quanto tempo a análise dos gastos será feita e como o fluxo vai funcionar – e isso, claro, tem tudo a ver com o nosso primeiro tópico: o tamanho da sua empresa.

Venhamos e convenhamos: é frustrante para o empregado esperar receber o valor em uma época e esse prazo não ser cumprido, certo? Da mesma forma, o cumprimento de prazos pela empresa pode ser dificultado caso o processo estipulado não seja respeitado. Portanto, deixe o fluxo muito bem especificado na política de reembolso e garanta que toda a sua equipe esteja bem informada sobre o processo.

 

Ouça os seus funcionários

Se ter uma política eficiente também tem a ver com assegurar à sua equipe transparência e justiça, por que não ouvir o que os funcionários têm a dizer? Entenda quais são os principais gastos realizados em viagem pela perspectiva deles – e faça o seu filtro, claro.

 

Quando for viável, faça adiantamentos

Que tal fazer adiantamentos para auxiliar naquela previsibilidade dos gastos que já falamos ali em cima? Isso também deixa o seu colaborador mais tranquilo – vai que naquele mês o limite do cartão de crédito está mais baixo? Isso poderá deixá-lo preocupado e, consequentemente, afetar no resultado do trabalho. Você pode avaliar a média de gastos prevista para aquela viagem com base em outras que já foram feitas, por exemplo, para determinar o valor do adiantamento. Depois, ele deverá apenas prestar contas – e, se for além, você deve ressarci-lo respeitando o teto de gastos.

 

Torne o processo menos burocrático e mais seguro

Usar a tecnologia a seu favor é uma ótima ideia para simplificar o processo e aumentar a segurança das informações. Em vez de toda aquela papelada e várias notinhas, que tal digitalizar o material e guardá-lo em nuvem? Existem ferramentas, como o Zag, que podem auxiliar na gestão de reembolsos e garantir que os processos sejam mais assertivos e menos burocráticos, evitando erros humanos e promovendo clareza, organização e transparência. Nesse caso, dar adeus às planilhas e focar em processos estratégicos da sua empresa pode ser essencial para a sustentabilidade e a lucratividade do negócio.

Bem, depois de chegar até aqui você já percebeu que ter uma política de reembolso bem elaborada é essencial para garantir uma rotina de trabalho organizada e uma equipe motivada, não é? Veja mais detalhes sobre o reembolso de despesas e garanta que a sua empresa esteja alinhada com as melhores práticas do mercado.

Fonte: ZAG.

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