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Quando usar uma solução de BI para análise financeira porque o Excel não está suportando

 

Para a maioria dos profissionais de finanças, os dados podem ser a chave para insights importantes e o maior obstáculo para obter respostas. Devido à crescente complexidade dos sistemas de relatórios e às crescentes expectativas dos executivos baseados em dados, a coleta e a preparação de dados se tornaram muito demoradas. Tradicionalmente, o Excel tem sido a ‘solução’ para as diversas necessidades de relatórios e dados dos profissionais de finanças. No entanto, o Excel e outras soluções simples podem ‘algemar’ a sua análise, uma vez que os conjuntos de dados se tornam grandes ou complexos.

Existem soluções de business intelligence com a capacidade de extrair insights críticos de seus dados financeiros. Quando combinadas com os dados do ERP, que são informações usadas para gerenciar recursos da empresa, como materiais financeiros, recursos humanos ou outros ativos da empresa, as respostas descobertas impulsionarão o valor crítico para os negócios. Esse valor inclui economia de tempo, dinheiro e recursos, enquanto possibilita decisões críticas para melhorar a direção estratégica. Enquanto isso, desafios que testam finanças são minimizados ou resolvidos por completo. Por exemplo:

  • Exportar dados de sistemas diferentes para o Excel, já que a contabilidade geral da maioria das empresas não carrega detalhes dos sistemas de origem (ou seja, folha de pagamento, viagens e despesas)
  • Os dados de períodos contábeis abertos e fechados podem ser alterados e, portanto, difíceis de monitorar
  • Acesso limitado para financiar dados com controles de segurança da empresa mais rigorosos
  • Orçamento e previsão não estão no mesmo sistema que os reais

As áreas que se beneficiam da reunião do ERP e de outros dados corporativos incluem CRM e vendas, aquisições e gerenciamento de viagens e despesas. E é difícil argumentar que essas áreas são as mais complicadas para finanças com tantas partes móveis. Vamos dar uma olhada mais de perto em insights específicos que são descobertos e em alguns exemplos breves de empresas que vêem valor desse nível mais alto de análise.

  • Visibilidade do pipeline de vendas: como o pipeline de vendas de uma empresa não pode ser rastreado no razão geral, é útil ter soluções como o Tableau que otimizem as fontes de dados publicadas para permitir uma visão de diferentes departamentos que contribuem para receita e receita. Mesmo a capacidade de rastrear cotas e metas se torna crítico para entender se os objetivos de vendas são atingidos. A PepsiCo descobriu essa verdade depois de alavancar dados unificados e análises visuais para escalar ciclos de “perguntas e respostas” para estoques, logística e finanças em toda a empresa. A equipe do CPFR baseou-se no Excel para analisar quantidades massivas de dados confusos – um processo ineficiente e malsucedido para detectar erros de dados que levavam a resultados dispendiosos. Com painéis visuais, os analistas financeiros da PepsiCo agora identificam tendências e outliers mais rapidamente e prevêem tendências, ajustam as vendas e ajudam a vender mais produtos para melhorar os resultados.
  • Rastreamento de fornecedores: é fundamental que as finanças forneçam relatórios precisos e oportunos sobre compras e gastos com fornecedores. Ao monitorar os dados da Coupa e ter a flexibilidade de segmentar por equipes, departamento e solicitação de compra ou detalhar a contagem anual de pedidos, a análise de dados atua como uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho. Os insights coletados, como quem são os principais fornecedores, revelam onde a negociação de descontos deve acontecer e impactam a rentabilidade do negócio no longo prazo.
  • Controlar gastos e despesas com viagens: Como a Egencia e a Concur simplificaram o processo de reembolso de viagens e despesas, as empresas têm uma riqueza de dados na ponta dos dedos. No entanto, um exame mais detalhado das informações também está revelando algumas descobertas importantes. Por exemplo, observando quando a equipe gira em torno de relatórios de despesas, você pode ver se há atraso – e às vezes é significativo. Essa é uma área importante em que as finanças que analisam uma combinação de dados de ERP e finanças ajudam a reduzir o tempo e os esforços gastos em acumulação e reconciliação de despesas. Ou, vendo as principais categorias de despesas, você pode avaliar se uma área é desproporcional e a redução de custos é necessária. A Wells Fargo & Co. precisava reduzir seus gastos com terceiros sem afetar as operações comerciais. Ao usar o Tableau, a equipe financeira identificou e parou de gastar com fornecedores não preferenciais em centros de custo, como suprimentos de escritório, viagens e despesas. Descobrindo mais detalhes sobre gastos de diferentes departamentos ou indivíduos, bem como informações sobre fornecedores, os gastos com viagens de fim de ano da empresa revelaram US $ 10 milhões em transações.
  • Conciliação mais próxima das posições de caixa: para melhor manter a saúde financeira, torna-se útil uma visão em tempo real do fluxo de caixa diário entre regiões geográficas e com diferentes moedas. Revisar que as informações costumavam acontecer com pouca frequência, era demorado e pesado. Isso já passou pelo caminho. A equipe do Tesouro do Tableau usa painéis visuais para o gerenciamento de caixa global. O painel de resumo do fluxo de caixa ajuda a gerência a ver o fluxo de caixa agregado e permite que eles explorem dados e façam perguntas como: “Quais são os saldos bancários por moeda, por subsidiária, país, parceiro bancário ou geografia”. também filtram transações que podem aumentar os números como estruturas de conta de saldo zero.

À medida que a inovação tecnológica continua a impactar e atrapalhar os negócios, os CFOs e suas equipes têm a chance de capitalizar tecnologias de automação para sua vantagem. Aproveitar a oportunidade de usar soluções de análise de dados que automatizam tarefas manuais e oferecem uma visão dos negócios e operações, pode fortalecer tanto a posição profissional quanto a posição financeira da empresa.

Para aprender mais estratégias de redução de custos usando o Tableau como uma importante solução de business intelligence, assista ao nosso seminário on- line no dia 12 de abril, às 11 horas, no horário de Pacífico / às 14 horas de Eastern.

Fonte: Tableau

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